Lebenslauf Bürokauffrau / - mann: Muster & Vorlagen

Andere jonglieren mit Bällen – Du mit Belegen, Präsentationen und Excel-Tabellen. Als Bürokauffrau oder Bürokaufmann behältst Du auch dann den Überblick, wenn das Büro im Chaos versinkt.

Organisation ist Deine Superkraft – nur beim Lebenslauf gerätst Du ins Schleudern? Keine Sorge! Mit unseren Tipps und Vorlagen meisterst Du diese Aufgabe genauso routiniert wie das Abzeichnen einer Rechnung.

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Lebenslauf-Muster als Bürokauffrau / -mann

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Vorlage für Lebenslauf als Bürokauffrau / -mann für Ausbildung

Der Einstieg in den Beruf als Bürokauffrau oder Bürokaufmann erfolgt über eine Ausbildung. Hier lernen Auszubildende den typischen Ablauf von Büro-Prozessen kennen, dazu gehören Anrufe, die Beantwortung von E-Mails und Koordination von Terminen. In den folgenden Ausbildungsjahren kann dann eine Fachrichtung gewählt werden, dazu zählen Marketing, Personalwesen und Öffentlichkeitsarbeit. Hier ist ein Beispiel für einen Lebenslauf für die Ausbildung als Bürokauffrau:

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Lebenslauf-Beispiel für Bürokauffrau / -mann mit Berufserfahrung

Mit Berufserfahrung können Bürokaufleute nicht nur Meetings planen und den Kalender koordinieren, sondern auch alle organisatorischen Aufgaben erledigen, die im Büro so anstehen. Dabei pflegen sie exzellente Kommunikation und vernachlässigen niemals die Erstellung von Berichten oder Protokollen. Auch der Kundenkontakt läuft problemlos und freundlich ab. So kann ein Lebenslauf mit 5 Jahren Berufserfahrung aussehen:

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Bürokauffrau-Lebenslauf mit viel Berufserfahrung

Ein erfahrener Bürokaufmann oder eine erfahrene Bürokauffrau arbeitet selbständig an der Organisation von Büro-Abläufen und Koordinierung von Besprechungen. Die Verwaltung und Pflege von Personalakten geht wie von selbst und der Kundenkontakt ist stets höflich und Probleme schnell aus der Welt geschafft. Bürokaufleute mit 10+ Jahren Erfahrung leiten auch oft selbst Teams oder sind Ausbilder der nächsten Generation. Hier ist ein Beispiel für den Lebenslauf:

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Lebenslauf-Vorlagen für eine Bürokauffrau oder einen Bürokaufmann

Basierend auf der Analyse von 1,07 Millionen Lebensläufen, die mit dem Zety Resume Builder erstellt wurden, sind hier die Top 3 der beliebtesten Lebenslauf-Vorlagen für Bürokaufleute:

Cascade

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Ähnlich wie bei Cascade setzt auch Cubic auf ein zweispaltiges Layout. In etwas schlichteren Farben gehalten ist diese Vorlage perfekt, um einen professionellen Eindruck zu hinterlassen. Gerade für Bürokaufleute, die aufgeräumt und koordiniert erscheinen sollen, ist dies eine gute Vorlage.

Das elegante, aber doch klassische Design von Cascade macht es offensichtlich, warum es unter Bürokaufleuten so beliebt ist. Die farbliche Abtrennung zwischen Fähigkeiten und Berufserfahrung sorgt dafür, dass der Lebenslauf nicht überfüllt aussieht, obwohl er viele Informationen enthält. Name und Bewerbungsfoto werden gut in Szene gesetzt. 

Cubic

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Ähnlich wie bei Cascade setzt auch Cubic auf ein zweispaltiges Layout. In etwas schlichteren Farben gehalten ist diese Vorlage perfekt, um einen professionellen Eindruck zu hinterlassen. Gerade für Bürokaufleute, die aufgeräumt und koordiniert erscheinen sollen, ist dies eine gute Vorlage.

Primo

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Ähnlich wie bei Cascade setzt auch Cubic auf ein zweispaltiges Layout. In etwas schlichteren Farben gehalten ist diese Vorlage perfekt, um einen professionellen Eindruck zu hinterlassen. Gerade für Bürokaufleute, die aufgeräumt und koordiniert erscheinen sollen, ist dies eine gute Vorlage.

Diese ebenfalls zweispaltige Lebenslauf-Vorlage ist trotz eher klassischem Layout doch sehr modern gestaltet. Nicht nur die Übersicht der Kenntnisse sind durch Punkte eindeutig dargestellt, auch die Berufserfahrung ist mit Icons unterlegt, die klar voneinander abteilt. Das ist ein garantierter Eye-Catcher, ohne dass als Bürokauffrau die Professionalität verloren geht.

So schreibst Du den idealen Lebenslauf als Bürokauffrau / Bürokaufmann

1. Bringe Deinen Lebenslauf als Bürokauffrau in die richtige Form

Schon mal eine E-Mail mit „Mit freundlichen Grüßen“ begonnen? Eben – wir Menschen lieben Struktur. Und genauso wie Deine E-Mails und Unterlagen einer bestimmten Ordnung folgen, sollte das auch Dein Lebenslauf als Bürokauffrau oder Bürokaufmann.

Das richtige Format? Ganz klar: der tabellarische Lebenslauf. Bei diesem Klassiker listest Du Deine Stationen stichpunktartig in umgekehrt-chronologischer Reihenfolge auf. Heißt: Starte mit Deinem aktuellen Job und arbeite Dich zeitlich rückwärts.

Der Vorteil: Personalverantwortliche – bekanntlich immer im Zeitstress – finden auf einen Blick die wichtigsten Infos. Achte zusätzlich auf ein klares Lebenslauf-Layout mit gut lesbarer Schrift und logischen Abschnitten.

Aufbau des Lebenslaufs als Bürokauffrau / -mann

• Persönliche Daten (hierzu zählen Dein voller Name, Deine Adresse, aktuelle Telefonnummer und E-Mail-Adresse) 
• Kurzprofil
• Berufliche Erfahrung
• Ausbildung
• Kenntnisse (Soft und Hard Skills)
• Weiteres (Sprachen, persönliche Stärken oder Interessen) 

Mit Deinem geschulten Blick fürs Detail solltest Du außerdem auf diese formalen Punkte achten:

• Schriftart & -größe: Greif zu Klassikern wie Calibri, Arial oder Times New Roman. Schriftgröße: 11–12 pt. Zeilenabstand: 1,5.
• Länge: Mit Berufserfahrung: maximal 2 Seiten. Berufseinsteiger? Eine Seite reicht völlig.
• Unterschrift: Ja, auch heute noch sinnvoll. Am Ende Deines Lebenslaufs gehören Ort, Datum und Deine Unterschrift.
• Dateiformat: Speichere Deinen Lebenslauf zusammen mit Anschreiben und Anlagen als PDF. Das stellt sicher, dass das Layout erhalten bleibt und alles korrekt angezeigt wird – egal, ob per E-Mail oder über ein Bewerbungsportal.

Pro-Tipp:Wenn Du ein aktualisiertes und vollständiges LinkedIn-Profil hast, dann gib es ebenfalls in Deinen Kontaktdaten an. Es ist Deine Digitale Visitenkarte.

Du willst eine andere Lebenslauf-Art nutzen? Lies mehr dazu!

2. Skizziere Deine Berufserfahrung und Tätigkeiten im Bürokauffrau-Lebenslauf

Als Bürokauffrau bist Du die Organisationsheldin im Hintergrund: doppelte Raumbuchung, fehlerhafte Rechnung, Kundenanfrage? Kein Problem. Wo andere nervös werden, bleibst Du ruhig – und genau das solltest Du zeigen.

Denn Deine Berufserfahrung ist der wichtigste Abschnitt im Lebenslauf. Hier präsentierst Du nicht nur, was Du gemacht hast, sondern wie gut Du es gemacht hast.

• Starte mit Deiner aktuellen Position und arbeite Dich rückwärts durch Deine beruflichen Stationen.
• Gib bei jeder Stelle an: Position, Arbeitgeber, Ort, Zeitraum.
• Liste pro Station 3–6 prägnante Stichpunkte mit Deinen Aufgaben.
• Verwende aussagekräftige Verben und quantifiziere Deine Erfolge mit Zahlen, wenn möglich.
• Nutze die PAR-Formel (Problem – Action – Result), um Deine Erfolge greifbar zu machen.
• Optional: Ergänze pro Job einen „Schlüsselerfolg“, der Dich besonders auszeichnet.

Berufseinsteiger? Kein Stress. Hast Du noch keine klassische Berufserfahrung, dann fokussiere Dich auf Praktika, Aushilfsjobs oder schulische Projekte. Zeige, was Du gelernt hast – und vor allem: was Du mitbringst!

Typische Aufgaben für den Lebenslauf als Bürokauffrau / -mann:

• Planung von Events und Terminkoordination.
• Verwaltung von Aufträgen.
• Eingabe und Aktualisierung von Kundendaten im CRM-System.
• Beantwortungen von Kundenanfragen.
• Erstellung von Rechnungen, Präsentationen und Berichten.
• Verwaltung von IT-Tools und Software.
• Einrichtung und Verwaltung von Bürogeräten.
• Unterstützung im Onboarding-Prozess.
• Überwachung von Projektmeilensteinen.

Aktive Verben für den Bürokauffrau-Lebenslauf

• Organisieren
• Koordinieren
• Planen
• Strukturieren
• Optimieren
• Verwalten
• Priorisieren
• Bearbeiten
• Kommunizieren
• Beraten
• Informieren
• Moderieren
• Unterstützen
• Analysieren
• Überprüfen
• Auswerten

Pro-Tipp: Der Abschnitt Schlüsselerfolge hilft Dir dabei, die Aufmerksamkeit des Personalers auf Deine Erfolge zu lenken. Nutze die Chance. Bleibe konkret und belege Deinen Erfolg mit Zahlen und Fakten.

3. Überzeuge im Lebenslauf als Kauffrau für Büromanagement mit Deiner Bildung 

Gerade noch in der Berufsschule über die Arbeitswelt 4.0 gesprochen – und drei Stunden später im Ausbildungsbetrieb Rechnungen per Fax verschickt? Willkommen in der Realität des Büromanagements!

In Deiner Ausbildung hast Du nicht nur theoretisches Wissen gesammelt, sondern direkt erlebt, wie’s wirklich läuft. Das solltest Du auch so im Lebenslauf zeigen.

Diese Infos dürfen bei Deiner Ausbildung im Lebenslauf nicht fehlen:

• Name des Ausbildungsbetriebs
• Ort und Zeitraum der Ausbildung
• Offizielle Berufsbezeichnung: z. B. Auszubildende Kauffrau für Büromanagement
• Deine Aufgaben und Verantwortlichkeiten (wenn Du noch keine Berufserfahrung hast)
• Noten aus Zwischen- oder Abschlussprüfung (optional, aber vorteilhaft – besonders ohne Berufserfahrung)
• Eventuelle Auszeichnungen, Belobigungen oder schulische Erfolge

Wenn Du bereits im Berufsleben angekommen bist, reicht die Ausbildungsangabe in kompakter Form. Bist Du jedoch Berufseinsteiger*in, darfst Du gern mehr ins Detail gehen.

Und was ist mit der Schule?

• Wenn Du Deine Ausbildung bereits abgeschlossen hast, reicht in der Regel der höchste Bildungsabschluss – also die Ausbildung.
• Wenn Du Dich gerade auf einen Ausbildungsplatz bewirbst, gehört Dein Schulabschluss natürlich in den Lebenslauf.
• Laut Bundesagentur für Arbeit haben 45 % der Ausbildungsanfänger*innen im Büromanagement einen mittleren Schulabschluss, knapp gefolgt von der Hochschulreife (42 %). Es lohnt sich also, das anzugeben – aber keine Panik: Auch mit Hauptschulabschluss ist der Einstieg möglich!

Du hast noch keinen Abschluss? Lies hier unserer Artikel zum Lebenslauf ohne Berufserfahrung

4. Zeig, was in Dir steckt: Kenntnisse und Skills in Deinem Bürokauffrau-Lebenslauf 

Datenbankpflege, Buchhaltung, Kundenbetreuung – und das alles am besten noch in perfektem Englisch? Während Deiner Ausbildung hast Du Dir ein vielseitiges Skill-Set angeeignet, bei dem manch Personalchef vor Staunen fast den Kaffee verschüttet.

Diese Leistung darfst Du mit Stolz zeigen – und sie gehört unbedingt in Deinen Lebenslauf!

So präsentierst Du Deine Kenntnisse im Lebenslauf selbstbewusst:

• Liste Deine Hard Skills (z. B. Buchhaltungssoftware, MS Office, CRM-Systeme)
• Nenne Deine Soft Skills, die Dich im Büro-Dschungel unersetzlich machen (z. B. Organisationstalent, Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit)
• Betone solide Sprachkenntnisse im Lebenslauf – Englisch ist in der Wirtschaft heute ein echter Trumpf!

Deine Kenntnisse spiegeln Deine Vielfalt und Deinen täglichen Einsatz im Büro wider – zeig, was Du kannst!

Hard Skills für Deinen Lebenslauf als Bürokauffrau oder Bürokaufmann: 

• Sehr gutes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift
• Erfahrung mit Microsoft Office-ProgrammenKenntnisse in SAP und DATEV
• Angebotserstellung
• Fachkenntnisse der Buchhaltung
• Kenntnisse in Betriebswirtschaft
• Mathematikkenntnisse
• Wirtschaftliches Verständnis
• Business English
• Finanzkalkulation
• Datenbankpflege
• Kundenberatung
• Rechnungs- und Mahnwesen

Als Bürokauffrau / -mann sitzt Du nicht nur vor Excel oder schreibst Mahnungen. Du bist in regelmäßigen Kundenkontakt, organisierst Arbeits- und Raumpläne und achtest dabei immer auf die Befindlichkeiten Deiner Kolleginnen und Kollegen: alles Soft Skills, die Du in Deinem Bürokauffrau-Lebenslauf nennen kannst. Soft Skills sind zwar eher in Deiner Bewerbung als Kauffrau für Büromanagement relevant, aber Du kannst sie auch hier problemlos nennen – besonders, wenn Du nur wenig Berufserfahrung hast. Belege sie anhand eines kurzen Beispiels.

Soft Skills für Deinen Lebenslauf als Bürokauffrau oder Bürokaufmann:

• Kommunikationsstärke
• Teamfähigkeit
• Interkulturelle Kompetenzen 
• Zuverlässigkeit
• Belastbarkeit
• Flexibilität 
• Zeitmanagement 
• Selbst- und Teamorganisation
• Sorgfalt
• Organisationsfähigkeit

5. Füge Deinem Bürokauffrau-Lebenslauf weitere Abschnitte hinzu

Ein Kunde beschwert sich, der Kollege ist mit der Terminplanung unzufrieden, und Dein Vorgesetzter wirft mal wieder alle Pläne über den Haufen? Kein Problem für Dich – Du behältst den Überblick, findest Lösungen und bleibst dabei stets freundlich.

Hinter dieser Kompetenz steckt auch eine Persönlichkeit mit eigenen Interessen und Hobbys, die Du gerne im Lebenslauf vorstellen kannst.

1. Hobbys
   Auch wenn sie auf den ersten Blick als unwichtig erscheinen, können Hobbys im Lebenslauf die Bewerbung aufwerten. Nutze aktive Hobbys, die zeigen, dass Du kreativ und organisiert bist oder im Team arbeiten kannst (z.B. Teamsport).
2. Ehrenamtliche Tätigkeiten
   Ehrenamtliche Tätigkeiten im Lebenslauf zeigen, dass Du Engagement hast und Dich einbringen möchtest.
3. Zertifikate
   Bürokaufleute können auf ganz verschiedene Fachrichtungen spezialisiert sein und diese auch ständig weiterbilden. Nutze Zertifikate, um zu zeigen, was Du neben der allgemeinen Ausbildung sonst noch alles speziell gelernt hast.
4. Kurse
   Wenn Du an speziellen Kursen teilgenommen hast, dann kannst Du sie hier auch aufführen und zeigen, dass Du immer zum Lernen bereit bist.

Du weißt nicht, welche Anlagen und Nachweise Du brauchst? Lies hier unserer Artikel zu Anlagen in der Bewerbung

6. Verfasse Dein Kurzprofil im Bürokauffrau-Lebenslauf 

Endlich fertig? Naja, nicht ganz. Als Bürokauffrau oder Bürokaufmann weißt Du genau, dass bei Optimierung und Struktur immer noch Luft nach oben ist. Genauso wenig, wie Excel das Nonplusultra unter den EDV-Programmen ist, ist Dein Lebenslauf bereits perfekt optimiert.

Wie wäre es deshalb mit einem persönlichen Profil für Deinen Bürokauffrau-Lebenslauf? Mit einem Kurzprofil zu Beginn präsentierst Du Dich in wenigen Sätzen – klar und überzeugend. So erkennt der Leser sofort Deine Eignung und Motivation. Das Beste: Alles, was Du dafür brauchst, steht schon längst in Deinem Lebenslauf!

Diese Punkte sollten in Dein Kurzprofil als Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement:

• Deine Position 
• Deine bisherige Berufserfahrung in Jahren
• Ein Adjektiv, das Dich beschreibt (z. B. engagiert, zuverlässig, erfahren, …)
• Erfolge (anhand von Zahlen und Daten belegt)
• Relevante Kenntnisse
• Welchen Mehrwert Du dem Arbeitgeber bieten möchtest

7. Vergiss bei der Bewerbung Dein Anschreiben nicht!

Lange an der Kostenkalkulation gesessen – und nicht gespeichert? Genauso ärgerlich ist es, den Lebenslauf zu schreiben, aber das Bewerbungsschreiben zu vergessen.

So gelingt Dir die perfekte Bewerbung:

• Erzähl, wo Deine Erfolge liegen, welche Fähigkeiten Du hast und warum Dich die Stelle reizt. Keine KI schreiben lassen!
• Finde Deinen Ansprechpartner (z. B. auf Xing/LinkedIn) und adressiere die Bewerbung persönlich.
• Halte das Anschreiben kurz, maximal eine Seite.
• Verwende klare, verständliche Sprache ohne Fachchinesisch.
• Vermeide Rechtschreib- und Grammatikfehler, lass es Korrektur lesen.
• Sei kreativ, vermeide Standardfloskeln und gestalte die Bewerbung übersichtlich.

Erfahre mehr: Bewerbung als Bürokauffrau und Wie schreibt man eine Bewerbung?

Deine Bewerbung ist ohne ein Anschreiben nicht komplett. In unserem Editor kannst Du es unkompliziert verfassen und direkt auf Deinen Lebenslauf abstimmen. Mit unseren Vorlagen kannst Du Deine Bewerbung online schreiben:

Sieh Dir weitere Bewerbungs-Vorlagen an und verfasse Dein Anschreiben.

Noch mehr Inspiration zum Thema Lebenslauf gefällig? Dann schau Dir auch diese Artikel an: 

• Lebenslauf nach der Ausbildung
• Lebenslauf auf Englisch
• Lebenslauf für Informatiker
• Lebenslauf Sicherheitsmitarbeiter: Vorlage
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• Der Europass-Lebenslauf 
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Quellen

• Bundesagentur für Arbeit, Steckbrief
• Nova Southeastern University, Bullet Points (aka. PAR Statements)