Empfehlungsschreiben: Muster, Vorlagen und viele Tipps

Du hast schon in Filmen gesehen, wie ein Chef den vorigen Boss eines Arbeitssuchenden anruft, um ihn nach seiner Referenz zu fragen. Vielleicht hast Du Dich gefragt, was das eigentlich soll. Es ist wahr, dass Referenzen in den USA schon Standard sind und auch bei uns das Empfehlungsschreiben immer beliebter wird.

Das Empfehlungsschreiben ist eine zusätzliche Anlage zur Bewerbung, die mit Anschreiben und Lebenslauf auf Wunsch eingereicht wird. Ausgestellt wird es vom vorigen Arbeitgeber und erzählt von Deinen Soft Skills und Aufgaben, aber was gibt es sonst noch zu wissen? Keine Sorge, wenn Du Dich noch nicht auskennst, denn dieser Artikel beantwortet Dir folgende Fragen:

• Wie unterscheidet sich das Empfehlungsschreiben zum Beispiel zu einem Schreiben zur Referenz?
• Wie ist das Empfehlungsschreiben aufgebaut?
• Wie kann ich meinen Arbeitgeber um ein Empfehlungsschreiben bitten?

Also los! Wir garantieren, dass Du am Ende dieses Artikels ein Experte zum Thema Empfehlungsschreiben sein wirst!

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Das Empfehlungsschreiben – Muster

Am Ende wird Dein Empfehlungsschreiben dann wohl so oder so ähnlich aussehen. Aber jetzt erstmal zurück zu den Basics? Was ist ein Empfehlungsschreiben überhaupt?

Was ist ein Empfehlungsschreiben?

Gerade bei Ausschreibungen für Stipendien oder Auslandssemester wird von Dir meistens die Einreichung eines sogenannten Empfehlungsschreibens verlangt. Damit hattest Du vielleicht in Deiner Ausbildungszeit noch nicht so viel zu tun, also erstmal die Antwort auf die Frage, was das überhaupt für ein Dokument ist.

Das Empfehlungsschreiben wird als Vorlage genutzt, um den potentiellen zukünftigen Arbeitgeber über Deine Berufserfahrung und Deine Fähigkeiten zu informieren und von Dir als Arbeitskraft Werbung zu machen. 

Wichtiger Unterschied zum Arbeitszeugnis ist, dass Du keinen Anspruch auf das Empfehlungsschreiben hast und wenn Du es brauchst, darum bitten musst. Das kann aber auch ein Vorteil sein, denn es zeigt, dass Dein Arbeitgeber Dich aus vollem Wohlwollen weiterempfehlen kann und das macht in Deiner Bewerbung natürlich guten Eindruck!

Empfehlungsschreiben können für die verschiedensten Anlässe genutzt werden. Meistens wird Dir schon in der Stellenanzeige aufgezeigt, dass Du ein solches beim Bewerbungsschreiben einreichen musst. In folgenden Situationen könnte von Dir ein persönliches Empfehlungsschreiben zum Beispiel verlangt werden:

• Bewerbung für eine Arbeit als Festanstellung
• Zusätzlich zum Anschreiben für ein Praktikum
• Zulassung an einer privaten Hochschule oder zu einem weiterführenden Studiengang wie dem Master oder der Promotion
• Zusätzlich zum Motivationsschreiben für ein Stipendium
• Anmietung einer Wohnung

Gerade, wenn Du Dich auf etwas bewirbst, ohne relevante Berufserfahrung mitzubringen, dann kann ein Empfehlungsschreiben den Unterschied machen. Es eignet sich also für Berufseinsteiger oder in der Bewerbung als Quereinsteiger besonders gut. Deine Eignung und eigene Motivation werden durch eine autoritäre Stimme bestätigt und bescheinigt. 

Pro Tipp: Der „Letter of Recommendation”, also das Empfehlungsschreiben auf Englisch, ist in den USA und in Großbritannien schon lange fester Bestandteil der Anlagen in der Bewerbung. Laut einer Studie der Harvard University erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen zu werden, durch ein Empfehlungsschreiben um 61 %.

Was ist der Unterschied zwischen Empfehlungsschreiben und Referenz?

Der größte Unterschied zwischen Referenzschreiben und Empfehlungsschreiben ist der Adressat. Während Du im Empfehlungsschreiben immer direkt den Ansprechpartner adressierst, kannst Du eine Referenz allgemeiner formulieren. Denn in der Referenz geht es mehr um Deine Hard Skills und beim Empfehlungsschreiben eher um Deine Soft Skills. Eine Referenz kannst Du in mehreren Bewerbungen beilegen, das Empfehlungsschreiben ist nur einmal verwendbar.

Du kannst für jeden, mit dem Du gearbeitet hast, ein Schreiben anfertigen oder Dir ein Empfehlungsschreiben von jedem Arbeitgeber anfertigen lassen. Überlege Dir dabei aber genau, wen Du darum bitten willst, Dir ein Schreiben auszustellen. Die Empfehlung sollte natürlich Gewicht haben und deshalb sind Führungskräfte, Professoren oder Abteilungsleiter die bessere Wahl. 

Andersrum, wenn Du ein Schreiben für einen Kollegen oder Freund verfasst, solltest Du Dir vorher bewusst machen, wie das auf Dich zurückfällt. Wenn Du zu viel lobst, quasi ein Gefälligkeitsschreiben verfasst, dann rückt Dich das in schlechtes Licht. Empfehle also nur, wenn Du es auch wirklich meinst!

Ein schlechtes Empfehlungsschreiben-Muster hat folgende Probleme:

• Der Gutachter kennt Dich schlecht und kann Deine Stärken nicht gut darstellen.
• Das Schreiben enthält nichts als Standardfloskeln und bezieht sich nicht auf Dich.
• Es ist zu viel Lobhudelei und klingt nach Gefälligkeitsschreiben.
• Es bezieht sich nicht genug auf die Stelle, auf die Du Dich bewirbst.

Wenn Du also in die Situation kommen solltest, in der Du für das Empfehlungsschreiben eine positive Vorlage für die positive Bewertung eines Kollegen schreiben sollst – der Muster – Aufbau kann Dir dabei helfen.

Pro-Tipp: Gerade als Freiberufler kannst Du von einem Empfehlungsschreiben erheblich profitieren. Da Du unter Umständen keine Arbeitszeugnisse zur Hand hast, da Du noch keine Festanstellung hattest, ist ein Empfehlungsschreiben von einem vorigen, zufriedenen Kunden zum Beispiel bei der nächsten Bewerbung Goldwert.

1. Gestalte Dein Muster-Empfehlungsschreiben professionell mit diesem Aufbau

Schlimm genug, dass einer Deiner besten Mitarbeiter umziehen muss und deshalb seinen Arbeitsplatz wechselt, aber jetzt bittet er Dich auch noch darum, ein Empfehlungsschreiben für die Bewerbung für ihn anzufertigen. Natürlich möchtest Du helfen, denn Du trägst ihm den Jobwechsel nicht nach – aber wie man ein solches Empfehlungsschreiben?

Erstmal die beste Nachricht zuerst: Es gibt überhaupt keine festgelegte Reihenfolge, die Du einhalten musst. Theoretisch könntest Du es anordnen oder aufbauen, wie Du es möchtest. Trotzdem hat sich ein grundsätzlicher Aufbau durchgesetzt, dem Du folgen kannst, wenn Du möchtest.

Eine Empfehlungsschreiben für Mitarbeiter kannst Du dann zum Beispiel so aufbauen:

• Briefkopf mit Deiner Adresse, Datum und Adressat
• Betreffzeile mit Namen der Person, die Du empfiehlst
• Einleitung, in dem Du erklärst, in welchem Verhältnis Du zu der empfohlenen Person stehst 
• Hauptteil, in der Du den Ausstellungsgrund, die Aufgabenfelder und Deine eigene Empfehlung aussprichst
• Schluss mit Datum und Unterschrift.

Es wird aus der Ich-Perspektive verfasst und Du solltest Dich auf die wahre Persönlichkeit der Person fokussieren und nicht nur deren Tätigkeitsfelder aufzählen. Du brauchst überhaupt nicht zu formell sein, solange Du Dich verständlich ausdrückst.

Nutze wie bei der Schriftgröße im Lebenslauf nichts größer als 12 pt und wähle eine seriöse Schriftart wie Arial, Times New Roman oder Calibri und schreibe nicht mehr als eine Seite. Nutze unbedingt das Firmenpapier und sorge dafür, dass keine Fehler vorhanden sind, in dem Du jemand anderen noch einmal drüber lesen lässt. 

Wenn Du Dich jetzt an den Anfang Deiner Empfehlungsschreiben-Vorlage in Word setzt, dann behalte immer im Kopf, dass dosiertes Lob wahrscheinlich überzeugender ankommt als Übermaß. Recruiter wissen natürlich, dass Bewerber von Mentoren oft besser bewertet werden, selbst wenn diese nach einer offiziellen Scala urteilen, denn diese möchten natürlich weder die Karriere ihrer Mitarbeiter hindern noch unfreundlich sein.

2. Starte freundlich in Dein Empfehlungsschreiben für Mitarbeiter

Also, wenn es keine klare Vorlage für das Empfehlungsschreiben gibt, wie sollst Du dann anfangen? Im Prinzip ist Dir das selbst überlassen. Du darfst den Brief so strukturieren, wie Du möchtest und denkst, dass er am besten beim Leser ankommt. Allerdings ist es empfehlenswert, ihn genau wie die Bewerbung nach DIN-5008 als Geschäftsbrief zu formatieren, das gibt dem ganzen eine offizielle Struktur.

Was bedeutet das genau? Du beginnst das Schreiben ganz klassisch mit einem Briefkopf, wie Du es von offiziellen Dokumenten gewohnt bist. Hier findest Du diese üblichen Punkte:

• Deinen Namen, ggfs das Unternehmen für das Du arbeitest
• Die Anschrift Deiner Arbeitsstelle
• Deine Telefonnummer für Rückfragen
• Der Name des Unternehmens für das die Empfehlung ausgestellt wird
• Anschrift des Unternehmens

• Name des Ansprechpartners
• Aktuelles Datum

Als nächstes folgt die Betreffzeile, die Du mit „Empfehlungsschreiben für..” deklarieren kannst. Setzte sie eine Schriftgröße größer als der restliche Text und drucke sie fett, damit sie sofort ins Auge sticht.

Damit bist Du bis zum Ende erst mal befreit von Formalitäten und kannst jetzt ganz frei das Empfehlungsschreiben formulieren. Es sei Dir aber angeraten, im ersten Absatz erst einmal zu erklären, in welchem Verhältnis Du zu dem Empfehlenden stehst.

Gebe im ersten Absatz kurz Überblick über folgende Punkte:

• Stell Dich kurz selbst vor.
• Erkläre Deine berufliche oder private Beziehung zu der Bewerber
• Zeige Gründe auf, warum gerade Du das Empfehlungsschreiben verfasst.

Versuche es zu vermeiden, dass Du klingst, als würdest Du der Bewerber*in einen Gefallen tun. Erkläre sachlich, warum Du geeignet bist, das Schreiben zu verfassen. Das Ganze könnte dann so ähnlich aussehen:

Empfehlungsschreiben vom Arbeitgeber – Vorlage für Einstieg

Du siehst, dass im zweiten Beispiel einige wichtige Details, wie zum Beispiel die direkte Anrede an den Leser, fehlen. Die ist aber wichtig, da Du die Bewerber*in ja direkt an ihn empfiehlst. Und obwohl Du mehr Freiheiten hast, solltest Du auch beim Empfehlungsschreiben auf Formulierungen wie „Hiermit empfehle ich…” verzichten, da es langweilig klingt.

Die Einleitung hast Du schon einmal geschafft, jetzt kannst Du Deine kreativen Muskeln beim Schreiben des Hauptteils nutzen.

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3. Folge einem roten Faden im Hauptteil des Empfehlungsschreibens

Von jetzt an hast Du freie Hand zu entscheiden, worüber Du reden möchtest. Im Gegensatz zum Beispiel zum Schreiben für Referenzen kannst Du ganz nach Belieben wählen, welche Themen Du vertiefen möchtest und welche Du vielleicht rauslässt. Wichtig ist allerdings, dass sich ein roter Faden durch Dein Schreiben zieht.

Unsicher, über was Du schreiben sollst? Der erste Schritt wäre natürlich noch einmal mit der Bewerber*in zu sprechen. Ist das Empfehlungsschreiben für ein Praktikum oder für ein Stipendium? Welchen Master-Abschluss möchte er/sie noch einmal anstreben? Und auf welche Arbeitsstelle genau hat er/sie sich beworben? Anhand der Antworten kannst Du vielleicht schon einschätzen, welche Tätigkeitsfelder oder Kenntnisse Du auf jeden Fall erwähnen möchtest.

Du kannst im Hauptteil aus den Themenfeldern wählen:

Tätigkeitsbeschreibung:

• Bisherige Zusammenarbeit
• Konkrete Aufgaben

• Besondere Leistungen

Fokussiere Dich auf Aufgaben, die auch im neuen Job wichtig sind und gebe zu Kompetenzen immer eine wertende Einschätzung anstatt sie einfach aufzuzählen.

Bewertung der Soft Skills:

• Umreiße die wichtigen Soft Skills in der Bewerbung die die Kandidat*in mitbringt
• Umgang mit dem Team
• Einfügung in neue Umgebung

Zeige auf, dass die Bewerber*in sich schnell ohne Probleme in die neue Stelle einfügen wird.

Jobeignung:

• Betone persönliche Wertschätzung
• ggfs. Erwähnung von Zertifikaten / Kursen oder ähnlichem

Wie schwer Du eines über das andere gewichtest ist Dir überlassen. Du kannst natürlich auch Teile weglassen und etwas anderes hinzufügen. Schreibst Du ein Empfehlungsschreiben für einen Studenten, macht es unter Umständen Sinn, ehrenamtliche Tätigkeiten oder außerschulische Aktivitäten zu erwähnen. Zeige, dass Du die Bewerber*in sehr gut kennst.

Mit dem Hauptteil eingeschlossen könnte Dein Empfehlungsschreiben-Muster dann so aussehen:

Empfehlungsschreiben: Vorlage kostenlos für den Hauptteil

Mit dem Hauptteil ist bereits der schwierigste Teil hinter Dir, jetzt fehlt nur noch der Schluss.

4. Beende Deine Empfehlungsschreiben-Vorlage korrekt

Du kannst jetzt einmal durchatmen, denn nicht nur hast Du den vielleicht komplizierten Teil des Empfehlungsschreibens hinter Dir, für den Rest des Briefes ist Dir wieder eine klare Struktur vorgegeben. Denn ein Geschäftsbrief, wie Du wahrscheinlich weißt, endet ganz klassisch mit Datum und Unterschrift.

Bevor Du allerdings schon Deinen Kugelschreiber zum unterschreiben zückst, solltest Du Dir noch überlegen, einen letzten Satz zu schreiben, der das Empfehlungsschreiben schön abrundet. Ähnlich wie beim Schlusssatz in der Bewerbung macht das einen positiven Eindruck, der nicht nur auf Dich, sondern auch auf die Bewerber*in positive zurückfällt.

Auch wenn es natürlich keine Pflicht ist, solltest Du Dir doch überlegen Deine Empfehlung dadurch zu unterstreichen, dass Du den Leser bei Rückfragen darauf hinweist, dass Du gerne noch mehr über die Bewerber*in beantworten kannst. Du gibst ja Deine Telefonnummer nicht ohne Grund an. 

Ansonsten brauchst Du folgendes für den perfekten Schluss:

• Aufforderung, Dich bei Rückfragen direkt zu kontaktieren.
• Gängige Grußformel.
• Unterschrift und Datum.

Unterschreibe am besten handschriftlich, auch wenn Du Dein Empfehlungsschreiben-Muster in PDF speichern und versenden möchtest. Signiere digital oder scanne Deine Signatur ein. Achte darauf, das Datum zu aktualisieren, selbst wenn Du für das Schreiben ein bisschen länger gebraucht hast.

Das ganze sieht dann so aus:

Empfehlungsschreiben für Mitarbeiter – Muster für den Schluss

Fertig! Jetzt hast Du erfolgreich ein Empfehlungsschreiben für einen Kollegen, Mitarbeiter oder Freund geschrieben. Aber was ist, wenn Du selbst ein Empfehlungsschreiben brauchst? Du kannst es ja nicht selber schreiben! Hier also noch ein paar Tipps wie Du nach einem Empfehlungsschreiben fragen kannst.

5. Wie und wann soll nach einem Empfehlungsschreiben gebeten werden?

Wie bereits erwähnt ist das Empfehlungsschreiben keine Pflicht, auch nicht, wenn Du 10 Jahre engagiert an einem Arbeitsplatz gearbeitet hast. Wenn Du also eines brauchst für eine Bewerbung oder einfach eines möchtest, dann musst Du aktiv darum bitten. Wenn Du Dir genau Gedanken gemacht hast, wer die beste Wahl ist, das Schreiben für Dich zu verfassen, dann musst Du nur noch richtig danach fragen.

Deine Bitte sollte an den Anlass des Empfehlungsschreibens angepasst sein und je nach Grund ausführlicher gestaltet werden. 

Den Professor nach Empfehlungsschreiben fragen für Stipendium oder Master-Studiengang

Für Praktika, Stipendien, Auslandssemester oder Studienwechsel – wahrscheinlich muss jeder Student während seiner Studienzeit mindestens einmal nach einem Empfehlungsschreiben fragen. Du musst Dir also keine Sorgen machen, dass Du einen Professoren mit der Anfrage nerven kannst, die sind es meistens schon gewohnt.

Suche Dir einen Dozenten oder Professor aus, der Dich gut kennt und Deine Leistungen gut einschätzen kann, zum Beispiel der Betreuer Deiner Abschlussarbeit oder für den Du als Nebenjob gearbeitet hast. Dann ist die Wahrscheinlichkeit auch höher, dass das Schreiben Dich richtig reflektiert.

Achte bei Deiner Anfrage auf Folgendes:

• Kontaktiere den Professor mit genug Vorlauf und nicht knapp vor Deiner Deadline.
• Sei präzise. Dein Ansprechpartner weiß nicht, welche Art Empfehlungsschreiben Du brauchst. Kläre ihn also gut auf.
• Bespreche genau, was Deine Pläne sind, zum Beispiel wenn Du Dich für eine Forschung bewirbst.
• Trage alles zusammen, was Du brauchst und vereinfache so die Arbeit des Professors.
• Informiere, welche formellen Richtlinien möglicherweise vorliegen.

Es kann natürlich trotzdem sein, dass Dein Wunschprofessor keine Zeit hat und Du noch einmal jemand anderes anfragen muss. Bedanke Dich dann freundlich für die Rückmeldung und versuche es an anderer Stelle erneut.

Den Chef fragen für Empfehlungsschreiben bei Arbeitswechsel

Wie bereits erwähnt, ist das Empfehlungsschreiben auch bei der Jobsuche immer gefragter und wer kann einen da besser bewerten als der direkte Vorgesetzte? Du hast ja immerhin die letzten Monate und Jahre mit ihm zusammengearbeitet. Dabei ist aber Vorsicht geboten, denn in manchen Arbeitsumgebungen ist es nicht gerne gesehen, wenn Du offen einen neuen Job suchst.

Frage Deinen direkten Chef also nur, wenn Du absolutes Vertrauen zu der Person hast oder diese bereits weiß, dass Du keine andere Wahl hast als den Job zu wechseln (z.B. wegen Umzug). Dann ist das Empfehlungsschreiben auch wirklich eine Empfehlung, die von Herzen kommt und Du machst Deinen Vorgesetzten in den letzten Monaten vor dem Wechsel nicht noch missmutig. Ansonsten kannst Du natürlich einen ehemaligen Vorgesetzten fragen, zum Beispiel von einem Job, der schon länger zurückliegt.

Frage dann so an:

• Gehe persönlich ins Gespräch. Vereinbare einen Termin und spreche Deinen Chef an, damit er Dir Bescheid geben kann, wenn er Zeit hat, mit Dir zu sprechen.
• Appelliere mit Deiner guten Leistung. Denke an Beispiele, die davon überzeugen können, dass Du eine Weiterempfehlung wert bist.
• Finde eigene Gründe, warum Du denkst, für den Job geeignet zu sein und erkläre Deine Stärken.
• Möglicherweise musst Du auch begründen, warum Du den Job wechseln möchtest.

Du musst natürlich auch hier dem Schreiber alle nötigen Informationen zur Verfügung stellen, damit er weiß an welche Vorschriften er sich zu halten hat. Denke daran, dass nicht mehr als 3 Empfehlungsschreiben pro Bewerbung beigelegt werden sollten.

Als Freiberufler Kunden nach Empfehlungsschreiben fragen

Wenn Du freiberuflich tätig bist, Deine Leistungen beweisen möchtest, dann kannst Du Deine Kunden nach erfolgreicher Zusammenarbeit darum bitten, Dir für weitere Kunden ein Empfehlungsschreiben auszustellen. 

Wähle dazu am besten namhafte Kunden aus der Branche, in der Du arbeitest , damit diese sofort vom Fach erkannt werden. Dann gehe so vor:

• Frage nochmal gezielt nach, wie zufrieden die Kunden mit Deiner Arbeit waren. Bitte darum, dass dies aufgeschrieben wird.
• Lass Dir die Empfehlung auf das Firmenpapier geben, damit die Glaubwürdigkeit erhöht wird.
• Achte darauf, dass Du das Einverständnis aller Kunden hast, dass ihre Rückmeldung von Dir bei Bewerbungen verwendet wird.

Wenn Du so vorgehst, dann solltest Du schon bald ein qualifiziertes Empfehlungsschreiben in Deinen Händen halten. Das waren jetzt viele Informationen auf einmal? Dann schau Dir nochmal unseren Kurzüberblick an.

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Die Kernpunkte

Ob Du ein Empfehlungsschreiben selber verfassen oder nur einreichen musst, diese Dinge solltest Du unbedingt im Kopf behalten:

• Ein Empfehlungsschreiben ist nicht Pflicht. Du musst auch beim Arbeitswechsel immer darum bitten.
• Es ist im Gegensatz zur Referenz immer nur einmal nutzbar und spricht das Unternehmen direkt an.
• Es sollte nach Geschäftsbrief formatiert werden, mit Briefkopf und Betreffzeile.
• Du kannst frei wählen, über was Du schreibst, solltest aber unbedingt Deine persönliche Wertschätzung unterstreichen.
• Halte Dich mit übermäßigen Komplimenten zurück.
• Unterschreibe handschriftlich, auch wenn Du das Schreiben per E-Mail versendest.
• Sei deutlich und trage alle nötigen Informationen zusammen, wenn Du einen Professor oder Vorgesetzten nach einem Empfehlungsschreiben fragen willst.

Wie versprochen, weißt Du jetzt alles nötige zum Thema Empfehlungsschreiben. Wir bedanken uns, dass Du so weit gelesen hast und wünschen viel Erfolg für die weitere Bewerbung. Sollten noch Fragen offen geblieben sein, dann kannst Du uns gerne Kommentare unter dem Artikel lassen. Beispielsweise so:

• Warum kann ich ein Empfehlungsschreiben nicht für mehrere Bewerbungen verwenden?
• Wenn die Stellenanzeige kein Empfehlungsschreiben vorgibt, brauche ich trotzdem eines?

• Wie kann ich höflich absagen, wenn ich um das Anfertigen eines Empfehlungsschreibens gebeten werde?

Über den redaktionellen Prozess bei Zety

Dieser Artikel wurde von unserem Redaktionsteam geprüft, um sicherzustellen, dass er den redaktionellen Leitlinien von Zety entspricht. Wir sind bestrebt, unser Fachwissen weiterzugeben und Dir vertrauenswürdige, auf Deine Bedürfnisse zugeschnittene Karrieretipps zu geben. Es sind unsere hochwertigen Inhalte, die jedes Jahr weit mehr als eine Million Leser auf unsere Website bringen. Aber das ist noch nicht alles. Unser Team führt selbst Originalstudien durch, um den Arbeitsmarkt besser zu verstehen und wir sind stolz darauf, dass wir von Spitzenuniversitäten und den wichtigsten Medien auf der ganzen Welt veröffentlicht werden.

Quellen

• https://files.eric.ed.gov/fulltext/EJ1111595.pdf