Referenzschreiben: viele Beispiele, Muster & Vorlagen

Endlich ist Deine Traumstelle ausgeschrieben und Du kannst Dich sofort darauf bewerben! Um sicherzugehen, dass Du zum nächsten Gespräch eingeladen wirst, möchtest Du aus der Masse hervorstechen. Aber wie? Ein Referenzschreiben wäre eine sehr gute Wahl! Aber was ist das genau?

Mit einem Referenzschreiben kannst Du einer zukünftigen Arbeitsstelle eindrucksvoll zeigen, dass Du genau der richtige Kandidat für den Job bist. Es ist eine gute Anlage in der Bewerbungsmappe. Du weißt nicht genau, was ein Referenzschreiben ist? Keine Sorge, dieser Artikel beantwortet Dir folgende Fragen:

• Was ist ein Referenzschreiben und wie unterscheidet es sich zur Empfehlung und zum Arbeitszeugnis?
• Wie ist ein Referenzschreiben aufgebaut?
• Wird ein Referenzschreiben-Muster kostenlos von Firmen zur Verfügung gestellt?

Zu Beginn erstmal eine Überblick, wie das Referenzschreiben auszusehen hat:

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Das Referenzschreiben – Muster (kostenlos)

Ok, so sieht das Ganze dann aus, aber jetzt noch einmal ganz von vorne: Was ist ein Referenzschreiben überhaupt?

1. Was macht ein Referenzschreiben in der Bewerbung aus?

Egal, ob Du eine Bewerbung für den Zoll, eine Bewerbung für den öffentlichen Dienst oder eine Bewerbung als Verkäufer schreibst – ein beigefügtes Referenzschreiben zieht definitiv die Aufmerksamkeit sofort auf Dich. Das hat für Dich den Vorteil, dass Du trotz Bewerberflut im Kopf der Recruiter bleibst, was Deine Chancen für ein Vorstellungsgespräch erhöht. Aber wie an die Sache rangehen?

Erstmal also eine kleine Definition: Ein Referenzschreiben ist ein offizielles Dokument, in dem Dein Arbeitgeber, Deine direkten Vorgesetzten oder auch Deine Kunden über Deine Persönlichkeit, Leistungen und Arbeitsweise berichten können. Es gibt Dir zusätzliche Glaubwürdigkeit, wenn Du Dich bewirbst und unterstreicht alle Kenntnisse, die Du im Anschreiben der Bewerbung bereits erwähnt hast.

Das klingt jetzt vielleicht ähnlich wie das Empfehlungsschreiben und es überschneiden sich sicher mehrere Punkte in beiden Dokumenten, allerdings ist die Empfehlung viel detaillierter angepasst auf eine spezielle Arbeitsstelle, auf die Du Dich bewerben willst. Das Referenzschreiben ist allgemeiner gehalten und kann in verschiedenen Bewerbungen beigelegt werden. Auf ein Adressat und eine Anrede wird deshalb verzichtet.

Referenzen in der Bewerbung gehören in der Bewerbungsmappe hinter den Lebenslauf und mögliche Zeugnisse, die Du zusammen einreichst. Es sollte als Anlage auf dem Lebenslauf in der Bewerbung verzeichnet sein oder, alternativ, kannst Du den Namen der referierenden Person am Ende des Lebenslaufes erwähnen und so auf Deine Referenz aufmerksam machen. 

Wann eignet es sich, um ein Referenzschreiben beim Arbeitgeber zu bitten?

Ein Referenzschreiben steht Dir auch nach langer, treuer Arbeit bei einem Unternehmen nicht automatisch zu. Du musst darum bei einem Vorgesetzten bitten. Trotzdem kann sich dieser Schritt lohnen zum Beispiel bei Bewerbungen für:

• Arbeitsstellen aller Positionen
• Studienplätze
• Professuren
• Habilitationen
• Stipendien
• Auslandssemester oder Auslandstransfers.

Denke daran, dass Du Deiner Bewerbung nicht mehr als 3 Referenzschreiben beilegen solltest, denn es ist unwahrscheinlich, dass der Recruiter mehr lesen wird. Wenn Du nun ein oder zwei Referenzen in Deiner Bewerbung nutzen möchtest, wen fragst Du dann am besten?

Wer darf ein Referenzschreiben ausstellen?

Erstmal die gute Nachricht: Jeder darf ein Referenzschreiben für Dich ausstellen, ja, selbst Dein Nachbar, für den Du zweimal das Paket angenommen hast. Allerdings stellt sich hier natürlich die Frage, ob dieser die richtige Wahl ist, wenn es um eine Empfehlung für eine Arbeitsstelle oder ein Stipendium geht.

Besser ist also jemanden zu fragen, der eine Autorität hat, die ihn für objektive Urteile qualifiziert. Je ranghöher der Referenzgeber, desto besser ist die Referenz. Folgende Personengruppen eignen sich also gut als Referenz:

• direkte Vorgesetzte 
• höhergestellte Kolleg*innen
• Mentor*innen
• Lehrer*innen und Professor*innen
• Projektleiter*innen
• zufriedene Kunden

Wenn Du nach einem Referenzschreiben fragen möchtest, dann ist es Dir angeraten, in einem persönlichen Gespräch den Referenzgeber darum zu bitten. Am besten stellst Du bereits im Vorfeld alle formalen Ansprüche zusammen, damit Du dem Schreiber die Arbeit ein bisschen vereinfachst. Du solltest Dich also mit dem Aufbau eines Referenzschreibens vertraut machen.

Pro-Tipp: Arbeitnehmer, die einen Vollzeitvertrag haben, stehen nach § 109 der Gewerbeordnung ein Arbeitszeugnis zu, dass ihre Leistungen bewertet und einordnet. Arbeitest Du aber freiberuflich, dann steht es Dir nicht zu. Ein Referenzschreiben für Freiberufler mit einem Muster, das kostenlos ist, ist hier also eine gute Wahl. Besonders, wenn Du Dich nach § 46 des VGV auf öffentliche Ausschreibungen bewerben möchtest, sind Referenzen unverzichtbar!

2. Achte bei Deiner Referenzschreiben-Vorlage auf die richtige Form

Du hast oben ja schon gesehen, wie so ein Referenzschreiben zum Beispiel aussehen kann. Daran kannst Du Dich natürlich orientieren, wenn Du ein Schreiben verfassen musst oder anleitest, wie es für Dich verfasst werden soll. Allgemein gilt aber: Es gibt keine Vorschriften für das Referenzschreiben. Es kann so gestaltet werden, wie Du es möchtest.

Allerdings sei Dir nahegelegt, Dich an eine professionelle Formatierung zu halten, damit das Referenzschreiben auch für das Auge ansprechend ist. Halte Dich an DIN 5008 wie in der Bewerbung und setze die Referenzschreiben-Vorlage in Word nach Geschäftsbrief auf. 

Die Schriftgröße sollte 12 pt nicht überschreiten, deine Schriftart sollte seriös sein und das Schreiben sollte nicht mehr als eine Seite lang sein. Wähle eineinhalbfacher Zeilenabstand und Textblock aus, um dem Ganzen einen zusätzlichen ansprechenden Eindruck zu verleihen. 

Die Vorlage für das Referenzschreiben muss in Ich-Perspektive formuliert werden und Deine wichtigsten Fähigkeiten enthalten. Ansonsten ist der Inhalt frei die Entscheidung des Referenzgebers. Grob könnte der Aufbau dann so aussehen:

• Briefkopf, Adresse des Referenzgebern, Telefonnummer und Datum
• Name der Person, die referiert wird in der Betreffzeile
• Eine erste Einführung in die Rolle des Verfassers, besonders in Bezug zum Bewerber
• Im folgenden Teil sollten Schlüsselqualifikationen und ein beruflicher Werdegang aufgeführt werden.
• Dann folgt eine Einschätzung der Soft Skills in der Bewerbung, die mitgebracht werden.
• Der Schluss mit handschriftlicher Unterschrift.

Keine Sorge, wenn die kurzen Punkte noch nicht alle Deine Fragen beantwortet haben, denn auf jeden Abschnitt wird jetzt nochmal im Detail eingegangen.

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3. Beginne Dein Referenzschreiben-Muster mit einer professionellen Einleitung

Wenn Du Dir die Standards eines Geschäftsbriefes ansiehst, dann beginnt dieser mit einem Briefkopf. Das hast Du sicher schon oft auf offiziellen Anschreiben, Dokumenten oder Zertifikaten so gesehen. Damit gibst Du Deiner Empfehlung im Referenzschreiben-Muster von Anfang an einen professionellen Eindruck.

Denke daran, dass Du kein Arbeitszeugnis und keine direkte Empfehlung aussprichst. Also gebe nur Deinen Namen, Deine Adresse, Telefonnummer und das gültige Datum an. Du kannst Name und Adresse des Empfängers auslassen. Gehörst Du einem größeren Unternehmen an, dann solltest Du auch diesen Namen aufführen.

Danach folgt die Betreffzeile, in der Du zeigst, für welchen Mitarbeiter oder Kollegen die Referenz ausgestellt wird. Drucke sie fett und wähle eine größere Schriftgröße, damit sie gleich ins Auge fällt.

Bis zum Ende des Schreibens, mit Grußformel und Unterschrift, gibt es jetzt keine Vorgaben mehr. Gestalte so wie Du es für richtig empfindest. Es empfiehlt sich aber, dass Du damit beginnst, Dich selbst vorzustellen und Deine Beziehung zu dem Bewerber klar zu machen. Du kannst gleich in das Referenzschreiben starten, denn die Anrede fällt weg, ja, auch die allgemeine Anrede muss nicht genutzt werden.

Zusammengesetzt könnte Deine Einleitung also so aussehen:

Referenzschreiben-Muster: Die Einleitung

Nachdem Du jetzt deutlich gemacht hast, warum gerade Du das Muster-Referenzschreiben verfasst, kannst Du mehr auf die Fachkenntnisse des Bewerbers eingehen im Hauptteil.

Pro Tipp: Wenn Du das Referenzschreiben auf einem offiziellen Papier verfasst, gibt es diesem einen zusätzlichen positiven Eindruck. Wenn es also möglich ist, das Firmenlogo oder das Corporate Design der Universität zu nutzen, dann ist es für die referierte Person definitiv von Vorteil im Bewerbungsprozess.

4. Zeige auf, was Dein Mitarbeiter so alles kann im Hauptteil des Referenzschreibens

Ab jetzt kannst Du Themen aufbringen, die Du als wichtig erachtest, manche länger behandeln und andere nur kurz anreißen – ganz individuell. Ob das Fluch oder Segen ist, musst Du selbst entscheiden. Denke beim Schreiben immer daran, dass Du den Bewerber so positiv wie möglich darstellen möchtest.

Es ist Dir überlassen, welche Themenfelder Du ausführen möchtest und sicher auch abhängig von dem Zweck für den das Referenzschreiben ausgestellt werden soll. Spreche Dich also mit dem Bewerber vorher gut ab, um genau zu wissen, was von Dir erwartet wird. 

Hast Du keine direkten Vorgaben, dann kannst Du Deine Referenzschreiben-Vorlage in Word zum Beispiel in diese drei Paragraphen unterteilen:

• Tätigkeiten und und bisherige Aufgaben: Was hat der Bewerber für Dich schon alles gemacht? An welchen Projekten hat er mitgearbeitet bzw. für welche Arbeitsaufgaben war er zuständig?
• Nachweise und Qualifikationen: Welche Weiterbildungen und Abschlüsse hat der Bewerber und wie können diese angewandt werden?
• Persönliche Fähigkeiten und Soft Skills: Wie ist der Bewerber mit Dir umgegangen? Wie hat er sich ins Team eingeführt? Wie war der Umgang mit Kunden?

Du darfst natürlich die besten Seiten Deines Kollegen aufzählen und sollst diese sogar näher ausführen, sehe aber von zu großen Komplimenten ab. Wenn Du zu sehr ausschweifst und mit Adjektiven ohne Inhalt um Dich wirfst, dann nimmt es Deinem Schreiben die nötige Seriosität. 

Je nachdem, worauf die besonderen Wert legst, könnte der Hauptteil dann so aussehen:

Hauptteil im Referenzschreiben-Muster von einer Firma

Gerade in der Bewerbung auf Englisch werden Referenzen verlangt. Wenn Du also für einen Kollegen ein Referenzschreiben auf Englisch anfertigen musst, dann kannst Du genauso vorgehen, wie bisher beschrieben – nur auf Englisch eben. Beachte dann auch die Grußformel, denn nach „Best Regards” wird in Großbritannien ein Komma gesetzt.

Trotzdem möchtest Du wahrscheinlich erstmal wissen, wie der Schluss im deutschen Referenzschreiben aussieht. Im nächsten Teil bekommst Du darauf eine Antwort. 

5. Ende Dein Referenzschreiben-Muster mit einem professionellen Schluss

Fast fertig! Jetzt nur noch den Schluss souverän meistern und Du hast das Referenzschreiben fertiggestellt. Keine Sorge, es gibt nicht mehr viel zu tun und mit dem meisten bist Du wahrscheinlich schon gut vertraut.

Bevor durch die übliche Grußformel und Deine handschriftliche Unterschrift das Referenzschreiben abschließt, solltest Du noch anbieten, dass der Leser Dich wegen Rückfragen kontaktieren kann, wenn er möchte. Das zeigt, dass Du zu Deiner Empfehlung stehst und bereit bist mehr zu dem Bewerber zu erzählen. 

Auch wenn Du das Schreiben als PDF speicherst und dem Rezipient zusendest, solltest Du handschriftlich unterschreiben. Unterzeichne auf einem Tablet oder scanne einfach Deine Unterschrift, wenn Du das Referenzschreiben Deiner Firma als Vorlage für weitere nutzen möchtest.

Der Schluss könnte dann so oder so ähnlich aussehen:

Referenzschreiben – Beispiel kostenlos für Schluss

Du fragst Dich nach all dem, vielleicht, ob ein Referenzschreiben Deiner Firma überhaupt diesen großen Aufwand wert ist. Auf jeden Fall! Denn es gibt Dir einen nicht unerheblichen Vorteil im Bewerbungsprozess.

6. Welchen Vorteil bringen Referenzschreiben im Bewerbungsprozess?

Referenzschreiben in Deiner Bewerbungsmappe beizulegen ist nicht nur ein Vorteil für Dich, sondern auch für den Arbeitgeber, bei dem Du Dich bewirbst. Denn während jeder Anspruch auf ein Arbeitszeugnis hat, müssen Referenzschreiben nicht ausgestellt werden. Sie machen einen besseren Eindruck, da die Weiterempfehlung oft wirklich so gemeint ist. Wer sonst würde sich die Mühe machen, so ein Schreiben aufzusetzen?

Vorteile zum Beispiel für Referenzschreiben in der Bewerbungsmappe von Arbeitssuchenden:

• Referenzschreiben in der Bewerbung lässt Dich aus der Masse herausstechen.
• Bist Du Berufseinsteiger oder Quereinsteiger, dann kannst Du mit Referenzschreiben Deine fehlenden Arbeitszeugnisse ausgleichen.
• Ein oder mehrere Referenzschreiben in der Bewerbung zu verwenden zeigt, dass Du die Wertschätzung Deiner früheren Arbeitgeber hast.
• Deine Kenntnisse im Lebenslauf werden extern noch einmal bestätigt.

Aber auch für Arbeitgeber ist es ein Vorteil, wenn Referenzschreiben beigelegt werden. Denn, wenn eine Stelle schnell besetzt werden muss und dabei noch der passende Mitarbeiter gefunden werden soll, dann helfen Referenzen zur Orientierung. 

Referenzschreiben für freiberuflich Arbeitende

Arbeitest Du selbstständig und hast deshalb kein Anrecht auf ein Arbeitszeugnis, dann können Referenzschreiben ganz besonders wichtig sein, damit Du den nächsten Auftrag auch wirklich bekommst. Bitte Kunden, mit denen Du erfolgreich gearbeitet hast, also freundlich um das Schreiben. 

Wenn Du Dich jemals entscheidest, doch ein Angestelltenverhältnis einzugehen, dann kannst Du diese Referenzen auch nutzen, um Deine Soft Skills oder Tätigkeiten zu untermalen.

Auch für Referenzschreiben von Kunden ist das Muster, das Dir gezeigt wurde, nutzbar. Denke daran, dass es sein kann, dass Deine Kunden nicht ihre Telefonnummer oder E-Mail-Adresse für Rückfragen angeben wollen. 

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Die Kernpunkte

Zum Thema Referenzschreiben ist also folgendes wichtig:

• Im Gegensatz zur Empfehlung ist das Referenzschreiben nicht personalisiert und kann deshalb bei mehreren Bewerbungen beigelegt werden.
• Lass Dir Dein Referenzschreiben von einer Person aufsetzen, die in einer Position steht, Dich objektiv zu bewerten, Dich aber trotzdem gut kennt.
• Orientiere Dich beim Aufbau an dem Aufbau eines Geschäftsbriefes mit Briefkopf, Betreffzeile und handschriftlicher Unterschrift.
• Denke daran, die Anrede wegzulassen!
• Mache im Schreiben deutlich in welchem Verhältnis Du zum Bewerbenden stehst.

• Umschreibe Tätigkeitsfelder, Qualifikationen und persönliche Fähigkeiten des Bewerbenden mit Beispielen.
• Halte Dich von übermäßigen Komplimenten zurück.
• Biete am Schluss an, für Rückfragen bereit zu stehen.

Jetzt hast Du also eine gute Übersicht zum Thema Referenzschreiben. Wir danken fürs Lesen! Lass uns gerne ein Kommentar dar, wenn noch solche Fragen offen geblieben sind:

• Warum darf ein Referenzschreiben keine Anrede verwenden? 
• Wenn ich fünf Referenzschreiben besitze, aber nur 3 in die Bewerbungsmappe legen soll, wie wähle ich aus?

• Wie viele Referenzschreiben wären in einer Bewerbung als ehemaliger Freiberuflicher passend?

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