Vorstellungsgespräch bestätigen: E-Mail-Muster & Tipps

Ob die Jobsuche lang oder kurz war – Die Einladung zum persönlichen Gespräch ist immer eine große Freude, gefolgt von vielen Fragen: Welches Outfit? Welche Schwächen präsentieren? Wie soll ich mich selbst vorstellen? Doch halt, zuerst kommt etwas anderes: Nämlich die Bestätigung des Termins.

Bevor Du also Dich komplett Deinen Nerven hingeben kannst, musst Du das Vorstellungsgespräch erstmal bestätigen. Wie genau? Dieser Artikel erklärt es Dir! Diese Fragen beantworten wir für Dich:

• Warum muss ich ein Vorstellungsgespräch zeitlich zu- oder absagen?
• Wie sage ich per E-Mail oder Telefon am besten zu?
• Was ist, wenn ich den Termin danach doch noch verschieben muss?

Also fangen wir gleich an!

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Warum sollte ich den Vorstellungsgespräch-Termin schnell bestätigen?

Ein großes Problem im Bewerbungsprozess war es immer schon, dass Unternehmen einfach nicht antworten. In den letzten Jahren wird das umgedreht, denn mehr und mehr Unternehmen klagen von “Job Ghosting", also wenn ein Kandidat ohne Ankündigung abspringt. Ist das jetzt besser? Nicht wirklich.

Sei besser als die Unternehmen, die Dir missfallen und sage zeitlich einen Vorstellungsgespräch-Termin zu oder ab. Denn so stellst Du sicher, dass Du einen guten Eindruck hinterlässt, auch wenn Deine Antwort “nein, danke” ist. Bedenke, dass Unternehmen untereinander gut vernetzt sind und Du Dir sonst die Suppe auch für immer versalzen kannst.

Die Bestätigung ist Schritt 1 in der Vorbereitung auf das Vorstellungsgespräch. Antworte also innerhalb von 2 Tagen maximal. Wenn Du länger brauchst, zweifelt das Unternehmen vielleicht daran, dass Du die Stelle wirklich willst. Du möchtest natürlich sofort gemocht werden und die freundliche Bestätigung gehört dazu.

Du kannst Deine Einladung zum Vorstellungsgespräch so bestätigen:

• Per Telefon: Das macht das ganze persönlich und gibt Dir die Möglichkeit, Dich bei einem kurzen Gespräch (quasi einem Telefoninterview) kurz vorzustellen. 
• Per E-Mail: Der schnellste Weg und wahrscheinlich auch der beliebteste. Hier kannst Du freundlich einmal Deine Zusage erteilen.
• Per Postweg: Natürlich ist das möglich, aber das würde sehr lange dauern und ist heute eigentlich nicht mehr üblich.

Gehen wir die ersten beiden Optionen noch einmal genau durch.

Pro-Tipp: Denke daran, dass Deine persönlichen Daten im Lebenslauf aktuell sind, denn nur so kann Dich das Unternehmen erreichen. Das gilt für E-Mail und Telefonnummer. 

Termin für das Vorstellungsgespräch per Telefon bestätigen

Möglichkeit Nummer 1: Der Telefonanruf. Unter Gen Z immer weniger beliebt, ist ein Anruf immer noch der schnellste und einfachste Weg ein Vorstellungsgespräch zu bestätigen. Aber Achtung, denn ein so kurzes Telefonat kann schon im Vorfeld zu so etwas wie einem kleinen Gespräch werden, also stelle sicher, dass Du noch genau weißt, welche Stelle es war.

Bevor Du aber den Hörer in die Hand nimmst, solltest Du Dir klarmachen, welche Informationen Du von dem Gespräch erhalten möchtest. Wichtig sind gerade diese Punkte:

• Wann soll das Gespräch stattfinden?
• Wer wird Teilnehmen?
• Wie lange soll es ungefähr dauern?
• Wie wird es ablaufen?

Personaler wissen meistens, dass Kandidaten über diese Themen Bescheid haben wollen und sagen es Dir, ohne dass Du fragst. Kommt das aber nicht vor, solltest Du unbedingt alle Punkte ansprechen. Wenn Du einen Termin wählen kannst, dann nimm unbedingt einen, an dem Du genug Zeit für Anreise und Sonstiges hast. Du musst Dich ja nicht unnötig stressen.

Formulierungsprobleme? Keine Sorge, hier ein Beispiel:

Termin bestätigen fürs Vorstellungsgespräch per Telefon: Vorlage

Das klingt jetzt ein bisschen gestellt und muss so natürlich nicht 1:1 übernommen werden, aber der Inhalt ist so wiederzugeben. Wenn Dir der vom Personaler vorgeschlagene Termin nicht passt, dann kannst Du natürlich gerne einen Alternativvorschlag vorbringen. 

Ähnlich ist es auch, wenn Du den Termin per E-Mail bestätigst.

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Per E-Mail ein Bewerbungsgespräch bestätigen

Beliebter ist es wahrscheinlich, einfach eine E-Mail zu schicken. Heutzutage wird man ja auch oft per E-Mail zum Einstellungsgespräch eingeladen, dann kann man ja auch einfach schnell antworten. Wenn Du eine Einladung zum Vorstellungsgespräch per E-Mail bestätigen möchtest, dann nutze diesen Aufbau:

1. Persönliche Anrede (Spreche wirklich den Personaler an, genau wie Du es im Anschreiben der Bewerbung getan hast, und verzichte auf “Sehr geehrte Damen und Herren”)
2. Dank für die Einladung (Bedanke Dich freundlich, dass Dir die Möglichkeit zu einem Gespräch gegeben wird)
3. Terminbestätigung (Sag, dass Dir der Termin passt und wenn nicht, welcher Termin Dir besser passen würde
4. Aktuelle Kontaktdaten (Wiedehrole nochmal die Daten aus Deinem Briefkopf in der Bewerbung, besonders Deine Telefonnummer und E-Mail Adresse)
5. Offen für Rückfragen (Erkläre, dass Du gerne noch weitere Fragen beantwortest, ob der Mail oder Telefon)
6. Grußformel und Unterschrift

Schreibst Du Deine Antwort mobil, dann achte auch darauf, dass die Nachricht “Von meinem Smartphone gesendet" gelöscht ist. Bleibe freundlich und bekunde Dein Interesse. Nämlich so:

Vorstellungsgespräch per Mail bestätigen: Muster

Oder natürlich kannst Du auch sagen, dass Dir ein anderer Termin besser passt.

Du siehst der großen Nachteil, wenn Du Dein Vorstellungsgespräch bestätigen möchtest per Email, ist, dass gerade bei Rückfragen oder Terminabsprache ein großes hin und her entsteht. Im Telefonat kannst Du solche Sachen sofort abklären. Das gilt auch, wenn Du den Termin nach Absprache verschieben willst.

Pro Tipp: Möchtest Du das Vorstellungsgespräch absagen, dann kannst Du genauso vorgehen. Ein kurzes, freundliches Telefonat oder eine kurze, bestimmte E-Mail erklärt, warum Du Dich vom Bewerbungsprozess zurückziehst, ohne einen schlechten Eindruck zu hinterlassen. Denke daran, Job-Ghosting ist auch für Unternehmen nicht spaßig.

Termin für das Vorstellungsgespräch verschieben oder ganz absagen

Du hast Dich mit dem Personaler auf einen Tag geeinigt und alles in Deinen Kalender eingetragen, aber jetzt kommt doch etwas dazwischen? Dann kannst Du diesen Termin entweder weiter verschieben oder ganz absagen, je nachdem wie Du willst.

Ist es schlimm, wenn man einen Termin für das Gespräch verschieben will? Nein, natürlich nicht. Es gibt viele Gründe, die zu einer Verschiebung führen könnten, von Schneesturm bis Krankheit ist da alles dabei. Wichtig ist, auch wirklich einen guten Grund zu nennen (und “Ich will heute nicht” ist leider kein Grund) und so schnell wie möglich Bescheid zu geben.

Ruf am besten an, denn dann wird die Nachricht schneller aufgenommen und sage, dass der Termin verschoben werden muss. Biete ungefragt Alternativtermine an und betone, dass Du weiterhin interessiert bist. Wenn der Grund verständlich genug ist, dann ist das meistens überhaupt kein Problem. Natürlich geht auch eine E-Mail, aber das führt dann vielleicht wieder zu langem Hin und Her.

Wenn Du doch eine andere Stelle angenommen hast, z.B. weil Du Dich bei mehreren Stellen beworben hast, dann kannst Du das Gespräch auch wieder absagen. Hier reicht eine freundliche E-Mail, in der Du erklärst, dass Du ein anderes Angebot angenommen hast. Bedanke Dich noch einmal für die Möglichkeit Dich vorzustellen und wünsche alles gute für die Zukunft 

Und wenn der Termin dann vor der Tür steht? Wir empfehlen die Checkliste zum Auswahlverfahren der Bundesagentur für Arbeit. Gehe diese durch und bereite Dich so perfekt auf das Gespräch vor.

Pro-Tipp: Diese Tipps gelten auch, wenn Du für ein zweites Vorstellungsgespräch eingeladen wirst und diesen Termin bestätigst. Vorteil ist, dass ihr euch gegenseitig dann schon ein bisschen besser kennt und somit schneller einen Termin finden werdet.

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Die Kernpunkte

So kannst Du Dein Vorstellungsgespräch bestätigen:

• Beantworte die Einladung zum Vorstellungsgespräch innerhalb von 2 Tagen maximal.
• Bestätigungen per Post sind ok, aber sehr veraltet und langsam.
• Wenn Du Dein Gespräch per Telefon bestätigen willst, dann stelle Dich auf ein kurzes Gespräch ein, in dem Du herausfindest, mit wem, wo und wann Du das Gespräch durchführen wirst.
• Nutzt Du für die Bestätigung eine E-Mail, dann bleibe freundlich und drücke Deine Dankbarkeit für die Einladung aus.
• Passt Dir der vorgeschlagene Termin nicht, dann biete sofort Alternativtermine an.
• Später kannst Du den bestätigten Termin noch verschieben oder absagen.

So macht man das also! Toi, toi, toi für Dich für das nächste Bewerbungsgespräch und vielen Dank fürs Lesen!

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Quellen:

• https://iab.de/presseinfo/ghosting-im-job-jedem-vierten-betrieb-mit-unbesetzten-ausbildungsplaetzen-springen-bewerberinnen-ab/
• https://www.arbeitsagentur.de/datei/bwt-cl-4_ba027345.pdf